Nov 22

Evolution ‘search folders’

Reading time: 2 – 4 minutes

Aquesta funcionalitat d’Evolution fa molt temps que la vaig veure, però no se m’havia mai acudit com treure-li rendiment amb la meva forma d’usar el correu. Com sabeu de fa molt de temps tinc les carpetes organitzades intentant seguir la idea de GTD. Doncs bé, malgrat això tenia certs problemes per seguir alguns llistes de correu i d’altres informacions que m’arriben al correu però que són de caire més secundari o personal. La solució l’he trobat gràcies a aquestes carpetes tan especials que em permeten agrupar correus en funcionar de paràmetres ben diferents.

Per si això de les search folders ni ús sona, jo ho definiria com carpetes amb continguts virtuals, és a dir, imagineu que teniu configurades diverses comptes de correu, llavors tindreu divers carpetes d’entrada de correu (inbox) si a més cada una de les comptes té diverses carpetes creades això farà que els diversos inbox no capiguen a la pantalla. Llavors sempre haureu d’estar fent scroll per estar al corrent dels nous correus que ús entren en les diverses comptes i diverses carpetes de cada compte.

Llista de carpetes de tipus search folder:

search-folders-001.png

La solució és tan senzilla com la de configurar, per exemple, un general inbox:

search-folders-002.png

Un altre search folder que tinc configurada és una que m’agrupa tots els missatges que tinc marcats com a importants, això ho acostumo a usar moltíssim per varies funcions. Per exemple, contestar correus en llistes de correu, saber tasques importants que esperant que es facin ja, o coses importants que espero que arribin fetes, etc.

search-folders-003.png

A més d’aquests dos exemples que he comentat tinc ues quantes carpetes més d’aquest tipus, com la de missatges no llegits, tasques a fer, tasques en espera, etc. a mi aquesta idea realment m’ha canviat la forma d’usar Evolution.

No oblideu que els missatges realment, no tenen perquè pertanyer a la mateix compte de correu i que la carpeta virtual no és una carpeta real. Així doncs, no s’hi poden arrossegar elements a dintre. De totes formes, si que es poden arrossegar correus de dintre cap a un altre carpeta, no virtual. Així doncs el focus de treball del meu Evolution ha canviat molt i ara treballo sempre amb la vista posada a la part on hi ha aquestes carpetes especials i a sobre tinc obertes totes les carpetes de la compte de correu principal. Així puc anar arrossegant i organitzant les tasques tal com feia abans.

Jan 22

MonkeyGTD com a ToDo list

Reading time: 4 – 6 minutes

En l’article Com m’organitzo les tasques? (última incorporació MonkeyGTD) ja vaig fer referència al MonkeyGTD es tracta d’una eina programda en html i javascript amb moltíssimes funcions intereactives. Tan és així que a vegades et planteges com carai ho han fet per programar aquestes funcions dins d’un navegador. Així doncs l’experiència d’usuari és boníssima tot i que s’ha de dir que té un pel de retard per culpa del javascript que al interpretar-se dins el navegador no acabada de ser tan ràpid com un programa compilat pel nostre sistema operatiu. Potser amb alguna màquina més potent que el meu Pentium M a 1.2GHz la cosa ni es notaria.

Doncs bé amb una interactivitat molt bona, un acabat impecable i una GUI realment agradable a l’usuari diria que és una de les eines més potents per portar la nostre llista de tasques pendents (ToDo list) al més pur estil GTD. Quan t’acostumes a usar els contextes de les tasques realment et tornes adicte a la potència dels tags associats a la llista. Imagineu-vos coses tan complexes de mantenir, consultar o introduir com per exemple les tasques delegades o que esperes d’algú, o per exemple, tasques que només poden realitzar-se si estem online. Però potser un dels contextes que més m’agrada és el fet de poder saber quines tasques requereixen poca energia per realitzar-se, o sigui, que són una simple gestió. Després de llegir el llibre El Poder del Pleno Compromiso realment vaig aprendre que el difícil no és tenir temps per fer les coses sinó energia. Per exemple, ara mateix he deixat de treballar no pas perquè tinc gana o perquè Daphne ja no trigarà a arribar i encara menys perquè tenia ganes d’escriure això. Sinó simplement, perquè ja no podia pensar més en algoritmes i problemes del codi que estava depurant. Així doncs, m’he dedicat a realitzar aquesta tasca que tenia pendent que no em requereix gaire esforç mental per fer.

monkeygtd.png

Tornant a l’eina del MonkeyGTD es tracta d’una modificació del wiki anomenat TiddlyWiki, bàsicament és d’aquest concepte d’on s’extreu la capacitat de poder treballar amb el MonkeyGTD de forma online o offline. A més de treballar amb una unitat d’informació molt curiosa el Tiddler. Gràcies a això és senzillissim gestionar les actualitzacions del MonkeyGTD, tan és així que ara mateix treballo amb la versió alpha del mateix. A més gràcies al servei de tiddlyspot podeu crear la vostre compte de TiddlyWiki, MonkeyGTD, etc. completament gratuïta i online. Com ja he dit, si voleu, podeu descarregar el fitxer del MonkeyGTD en local i després pujar-lo al tiddlyspot o al vostre servidor només fent un click.

Obviament no és perfecte i té alguns defectes, per exemple: el password, nom d’usuari i opcions de configuració bàsiques es guarden en una cookie així doncs quan fem un upload, si treballem en local, aquestes es perden cada vegada que reiniciem el navegador. Això no passa si sempre treballem online. D’altres cosetes que encara s’han de pulir són la capacitat de publicar per RSS la nostre llista de tasques, ja que surt pràcticament críptica i es fa molt difícil de consultar. Segur que si em poso a pensar trobaria molts altres detallets a pulir, però no oblidem que uso una versió alpha del codi i que malgrat això és súper estable i disposa de mil i una funcionalitats que em tenen enamorat: fa autobackups, els upgrades són molt senzills de fer, no perd les dades al actualitzar, es pot arribar a personalitzar tot moltíssim perquè s’ajusti al màxim a la nostre forma de treballar. Igual que en el cas dels defectes podria seguir i seguir, però diria que la idea queda més que clara.

Potser el més important que teniu que recordar és que si coneixeu el mètode GTD, aquesta eina al correr dintre del navegador i al poder-la usar via internet o des del disc dur, ens obre moltíssim les possibilitats de comptabilitats entre arquitectures i sistemes. Tan és així que jo uso el GTD tan per tasques de feina com personals. Potser un dels grans deures que li trobo seria la possibilitat de poser-se integrar amb el tasks pro, ja sigui via RSS, o via iCal. A més de fer-ho també amb el evolution és clar. Així doncs, la gran assignatura pendent del MonkeyGTD és la integració amb d’altres aplicatius. Però malgrat això ja sa convertit en una peça imprescindible dins del meu sistema d’organització personal.

Dec 17

Com m’organitzo les tasques? (última incorporació MonkeyGTD)

Reading time: 6 – 10 minutes

Si alguna cosa no paro de repetir al meu blog i les meves converces, és que tinc mil coses que fer, que estic en mil temes, que no paro de fer coses, etc. doncs bé, a part de plorar per la situació que tinc faig moltes altres coses per solucionar el tema. Com per exemple, intentar no morir d’un atac de nervis i deixant-me que l’acupuntura i d’altres activitats no tècniques, com l’esport i els amics em deixin sortir d’aquest esperial que és la meva vida.

Una de les coses importants que porto temps intentant fer per millorar aquesta constant, que dubto que arribi a canviar mai en la meva vida, és llegir el llibre Getting Things Done. De fet, no espero que el llibre m’arregli els problemes. Però estic intentant millorar la meva forma auto-apresa d’organitzar-me les tasques. De fet, ja tinc diverses metodologies personals apreses una mica a base de l’experiència per tal de millorar temes d’organització personal. Però amb aquest llibre realment se’n extreuen grans tècniques que van molt bé per complementar o adaptar dintre de la meva rutina.

De fet, encara no he acabat de llegir el llibre però ja tinc força interioritzades diverses formes de millorar la forma d’atendre una nova tasca. L’última eina incorporada dins de la meva col·lecció de recursos que uso per organitzar-me és el MonkeyGTD. Es tracta d’una adaptació del TiddlyWiki especialment pensada per treballar segons la metodologia GTD.

Com que mai havia parlat d’aquests temes al blog, aprofitaré per donar una pinzella a les eines que uso per organitzar-me. Com a PIM uso l’evolution. A través d’aquest aplicatiu per linux accedeixo a les meves comptes de correu allotjades al servdiro IMAP de casa meva. A més, també disposo d’una actualitzada agenda de contactes tan personals com professionals. Finalment uso també moltíssim el calendari per tal de recordar les cites que tinc amb clients o cites personals.

Al calendari no m’agrada apuntar-hi tasques a realitzar, a menys que sigui important realitzar-les a un dia i hora concrets per algún motiu. Sinó que m’agrada tenir clar quin és el temps que tinc “lliure” entre cites obligades. Ja que donat el cas, puc decidir anar o quedar-me a l’oficina, tornar a casa per avançar feines tècniques, etc. A més em permet decidir coses en funció d’informacions que en el moment d’organitzar l’agenda no puc saber, per exemple, el meu estat d’ànim o nivell d’energia.

Una altre eina important és la Blackberry Pearl malgrat no és l’eina perfecta i hi ha moltes coses en que es queda coixa. Em permet seguir puntualment l’estat del meu correu quan estic viatjant, a casa d’un client o de camí a algún lloc. A més el client de gmail, gtalk i google maps complementen perfectament les eines que necessito en mobilitat. Pel que fa a la sincronització de l’agenda amb l’evolution ho faig a través de funambol i del servei scheduleworld via GPRS. El que no m’acaba de funcionar bé a través d’aquest servei és la sincronització del calendari de la blackberry i del google calendar. Malgrat teoricament esta suportat no funciona massa bé.

Un detall important a comentar en tot plegat, és el fet de tenir un webmail amb accés directe a l’IMAP allotjat en el servidor de casa. Això permet accedir a emails, documents adjunts i d’altres que tinc classificats en carpetes IMAP no visibles des del client de correu de la blackberry. El fet de que la blackberry actui com un dispositiu de Mass Sotarage també permet descarregar-hi fitxers que despres he de passar a clients, portàtil, etc.

Per tal de seguir les tasques de l’empresa, clients personals, projectes en desenvolupament amb equips de treball, etc. uso un programa del que ja us he parlat alguna vegada s’anomena Tasks Pro. Com ja vaig comentar algún dia és dels pocs programes que he comprat a la meva vida. És genial veure com els diferents grups de tasques que es creen des del programa es poden incorporar com a calendaris en format iCal directament a l’evolution. Això em permet seguir tasques més complexes (sovint projectes), compostes per subtasques o que mereixen un seguiment al llarg del seu desenvolupament a més ho veig reflexat tot sobre el mateix calendari de l’evolution.

A més des del navegador web de la blackberry puc connectar al tasks per tal de veure l’estat dels projectes, crar noves tasques, etc. Així doncs també hem serveix com a eina en mobilitat. Doncs bé el MonkeyGTD és l’últma incorporació a tot plegat. De fet, encara no la tinc operativa al 100% aquesta eina. Però es tracta d’un wiki que funciona sobre un únic fitxer HTML, no per això és una eina poc potent, al contrari. Amb una interficie cuidadíssima i una usabilitat exquisida gràcies a AJAX, podem disfrutar d’una eina perfecta per seguir les tasques diaries.

M’explico, fins ara he estat usant una simple llibreta (amb una mida la meitat d’un DIN A4 amb requadres). De fet, en els últims 4 o 5 anys porto gastades una pila de llibretes d’aquest tipus. Aquesta llibreta és ideal per prendre notes en reunions i per fer esquemes del que s’explica o per anotar qualsevol cosa que tinguem pel cap. A més de servir-nos per apuntar qualsevol altre tipus d’informació que després haguem de classificar on sigui. Doncs bé, el MonkeyGTD espero que es converteixi en el complement que em falta en tot plegat.

Que espero treure’n i com el vull usar en tot aquest esquema? doncs bé, la idea és anotar-hi les llistes de ToDo que fins ara anotava a la llibreta. De fet, puc continuar fent-ho a la llibreta, però sempre ha de portar cert sincronis-me amb el que hi ha al MonkeyGTD. Per què duplico informacions? doncs perquè el fet de treballar amb suport paper em suposa algunes limitacions per exemple:

  • Decidir la next action, no tinc prioritats o les prioritats poden canviar i llavors he de re-llegir la llista de tasques per decidir quina faig a continuació.
  • Les tasques no tenen contexte, és a dir, no les puc ordenar segons l’entorn on em trobo. Per exemple, hi ha tasques que només puc fer a l’oficina i quan sóc a casa no les vull veure.
  • No puc mantenir llistes de tasques que no sé quan faré, ja que queden enrera a les fulles de la llibreta i les perdo de vista. Tasques del tipus someday maybe.
  • No puc adjuntar-hi fitxers i copiar-hi URLs sovint és pesat.
  • Accés sempre seqüència a la informació que hi introdueixo.
  • No puc tenir-hi llistes de whishlists. Coses que vull comprar-me, llistes de compres de regals, llibres que m’interessen, etc.

Obviament el sistema de la llibreta també té les seves avantatges, com per exemple, la comoditat d’escriure a mà, no se li acaba la bateria, pots dibuixar-hi esquemes sense aprendre a usar cap aplicatiu, etc. però a l’hora de mantenir les llistes de tasques diaries de les que us parlava abans es queda un pel limitada.

De fet, encara no sé si el MonkeyGTD podrà acomplir el seu objectiu, perquè hi ha certes coses que no pinten gaire clares. Treballa en local, no sé si instal·lant-lo en un servidor HTTP amb suport WebDAV el podria usar des de la blackberry, però ho dubto per la gran quantitat de JavaScript que té degut a l’AJAX. A més, no usa un fitxer extern per guardar les dades, no sé què passarà quan hagi d’actualitzar la versió. Només exporta a RSS les tasques, no a iCal. A més tampoc, pot importar tasques ni via RSS ni via iCal. Seria genial poder-lo connectar amb el Tasks Pro. Així doncs, la seva poca integració amb la resta d’elements que uso em fa una mica de por.

Ja aniré comentant com va evolucionant tot plegat, si a algú l’interessa saber més detalls de com faig alguna de les tasques que he comentat per aquí de passada que m’ho comenti. També espero poder refereciar-vos cap a molt material que he anat trobant per internet sobre mètodes GTD, aplicatius i d’altres.