Apr 10

gubb – llistes a lo web 2.0

Reading time: 2 – 2 minutes
gubb.gif

Seguint amb temes d’organització i per tornar al blogging d’una forma light referenciaré un dels últims aplicactius de la Web 2.0 que m’han enganxat. Com totes les idees que estan cridades a triumfar són coses molt senzilles però a la vegada amb un toc de sofisiticació, potser si no fos així ni me les miraria. Bé doncs, sovint a la vida tenim llistes de molts tipus: llista de la compra, llista de llibres a comprar, llista de pel·lícules a veure, etc. però totes aquestes llistes tenen un problemilla: tan si les mantenim en sistems digitals com analògics. O sigui, que sovint volem afegir un item a la llista i no portem la llista a sobre o el que és pijtor entrem al supermercat i ens adonem que no portem la llista de la compra.

Doncs bé, gubb.net ens permet crear totes les llistes que volguem i amb un simple sms o email podem tan afegir items a una llista com recuperar tota una llista sencera. O sigui, que el proper cop que entrem al supermercat sense la llista de compra només cal enviar un sms des de la BB i en breus segons tindrem la resposta amb el contingut de la llista que ens feia falta. Genial,eh!?

Feb 18

Nozbe: un altre aplicatiu per gestionar tasques a l’estil GTD

Reading time: < 1 minute

La veritat és que jo m’estimo massa el MonkeyGTD, però si a algú no li fa el pes i vol algo més senzill d’usar i només online al més pur estil web 2.0 avui he trobat de casualitat el Nozbe. La veritat és que sembla força complet ja que gestiona tasques, projectes i contextes. Però no hi he volgut aprofundir més si algú s’anima ja ho sap que ens expliqui què tal.

tasks.jpg
Feb 13

GTD amb Google

Reading time: 1 – 2 minutes
GtdInNotebook.png

GTD amb Google és el mètode d’organització que he vist explicat a l’article del blog one cranky coot.

Bàsicament el que s’explica és com a través de les eines online de google podem montar-nos el nostre propi sistema de gestió de tasques basat en GTD. Esta molt bé perquè parla de com organitzar el GMail, Google Calendar, usar el Google NoteBook de todo list, a més de fer un seguiment de projectes amb el Google spreedsheets i Google docs.

Trobo que és una idea molt original i potent al mateix temps per gestionar les nostres tasques. Malgrat això li trobo algunes limitacions com per exemple, que les tasques que es creen amb el Google Notebook només poden pertanyer a una secció, o sigui, a un contexte i per tant, no es pot tenir classificada una tasca en més d’un contexte simultaneament.

De fet, dubto que mai l’arribi a adoptar, però per tota aquesta gent que coneixo que basa gran part dels seus aplicatius en els productes de Google, crec que els agradarà donar un bon cop d’ull a l’article.

Feb 08

Nova organització dels correus (2a part)

Reading time: 2 – 3 minutes

Fa un parell de dies que aplico una idea que he tingut, a veure què ús sembla. És un complement de l’article “nova organització dels correus“. Consisteix en posar amb còpia oculta tots els correus que envio cap a mi mateix. Això s’encarrega el propi client de correu de fer-ho automàticament. Així tot el que envio em torna a la inbox llavors quan entra puc posar l’email a la carpeta: ThisYear, Process o Waiting for segons el que hagi de fer amb aquest email.

Si el col·loco a ThisYear el que faig és organitzar la carpeta en forma de thread mostrant el recipient i el from així tinc els correus agrupats per temes i a l’hora de buscar alguna cosa no he de buscar per separat el que jo vaig escriure del que em van escriure.

mailthreads.png

Obviament si l’arrossego a Process és que he de fer alguna tasca amb aquell email. Per exemple, potser m’han demanat una llista de preus i jo contesto que la tindran la setmana que ve perquè no se m’oblidi d’enviar-la col·loco el correu còpia del que he escrit a dins de Process i així sempre tinc present que he de fer aquesta tasca.

El comportament de la carpeta Waiting for és similar però alrevés, per exemple, si escric un correu demanant algo que m’han de retornar perquè no se m’oblidi que ho he demanat la còpia que m’arriba del correu que he escrit la col·loco a Waiting for.

Un cop em retornen l’email amb la informació que he demanat o me la fan arribar per qualsevol altre sistema llavors arrossego el correu cap a la carpeta ThisYear.

És un complement una mica engorrós però és interessant per tal de no oblidar les coses que ens han de retornar o que hem de fer/enviar i que després se’ns passen per alt.

Actualització 9/2/2007: Un altre avantatge de tenir còpia a la inbox del que s’envia és que així també tinc a la BlackBerry una còpia dels correus que envio no només dels que rebo i quan no estic a l’ordinador o a internet, els puc consultar, re-enviar, etc.

Feb 06

Nova organització dels correus

Reading time: 4 – 6 minutes
carpetescorreu.png

Ja fa dies que volia reorganitzar-me els correus segons les teories del GTD. La idea bàsica és tenir sempre la INBOX completament buida. Per tal de tenir els correus sempre ben classificats. A la part dreta de l’article teniu un screenshot amb les carpetes de la compte oriol_@_oriol.joor.net que és la compte que agrupa les comptes de: joor.net, movilpoint.com, inforcomsoft.net i druvs-systems.com. Les funcions de les carpetes actuals:

  • Inbox: com sempre on entre els correus que no es classifiquen automàticament en cap carpeta. O sigui, correus que he de revisar tan aviat com sigui possible. Tots els correus que entren per aquesta carpeta i impliquen menys de dos minuts de feina o que estic capacitat per respondre al moment, ho he de fer. Després de llegir qualsevol correu de la carpeta ha d’anar a una altre carpeta.
  • Process: correus que venen d’inbox i sobre els que he de fer alguna acció. Per exemple, fer alguna cosa i després respondre (do it), tasques que no puc fer jo mateix i les he de delegar (delegate it), alguna tasca que no estic preparat per respondre o no tinc temps de fer-ho ara mateix (defer it). Els correus que entren en aquesta carpeta els marco altre cop com a no llegits i així d’un cop d’ull sé la quantitat de tasques que tinc en procés. D’aquest punt se’n poden derivar tasques cap al MonkeyGTD.
  • Waiting for: tasques que venen de la carpeta process o de la carpeta inbox. Bàsicament són tasqes que estan aturades per algún motiu. Per exemple, una tasca delegada (delegated) o diferida (deferred). Això va bé, perquè així no molesta a process i no hi perdo el temps tornant a mirar el que tinc a la carpeta process. Així el màxim que puc fer amb aquestes tasques és al final de la jornada o al principi, enviar recordatoris a qui pugui desenganxar la tasca.
  • Organize: emails que he de classificar manualment quan tingui una estona, a alguna carpeta de la compte d’arxius o qualsevol altre carpeta especial de projectes. Per exemple, els emails intercanviats per resoldre algún bug d’un aplicatiu, etc.
  • This Year: bàsicament és la típica col·lecció d’emails que tenim a la inbox. Així si em de buscar algo ho podem fer aquí.
  • imapfilter: correus que pertanyen a alguna llista de correu. Aquests correus es classifiquen cada 1h a través de l’aplicatiu imapfilter.
  • Junk: tots els correus marcats com a spam es posen en aquesta carpeta. Cada 1h es marquen com a llegits perquè no molestin (gràcies al programa imapfilter). Els correus més antics de 7 dies es guarden a Junk/archive, allà es guarden 90 dies. Els informes dels emails marcats com a spam es guarden a Junk/reports allà els informes més antics de 30 dies es borren. A les carpetes learn_ham i learn_spam hi arrossego els falços positius i els falços negatius respectivament, cada nit l’spamassassin els incorpora a la seva base de dades.

La resta de carpetes són les normals, on es guarda els correus enviats segons la compte que he usat per fer els enviaments, la carpeta dels drafts, la carpeta brossa i potser la única extranya seria la carpeta de la Daphne que és on guardo els correus que m’envia la Daphne. No té més història aquesta carpeta, diguem-li la carpeta especial i més prioritària 😉

Tot això ho complemento amb dues comptes de correu més archive i mailinglists. Ambdues IMAP, igual que la oriol_@_oriol.joor.net. Gràcies a l’imapfilter, en aquestes dues comptes s’hi van classificant els correus a arxivar i els correus que pertany a les llistes de correu a les que estic subscrit. Tot això em permet tenir la meva compte principal amb una mida raonable. El problema més greu és que fins ara la compte personal, tenia 4Gb i era molt pesada. Amb aquest esquema tinc repartit molt millor el pes de les comptes.

Una de les grans avantatges és que quan uso l’offlineimap que sincronitza la compte IMAP personal del servidor cap al portàtil es fa de forma molt més ràpida. Ja que no ha de passar per tantes carpetes com abans per mirar si tinc els mateixos correus al portàtil que al sevidor. Pel que fa a les altres dues comptes archive i mailinglists les sincronitzo només cada 1h i així no tinc sincronitzacions tan llargues i pesades per la xarxa.

Jan 22

MonkeyGTD com a ToDo list

Reading time: 4 – 6 minutes

En l’article Com m’organitzo les tasques? (última incorporació MonkeyGTD) ja vaig fer referència al MonkeyGTD es tracta d’una eina programda en html i javascript amb moltíssimes funcions intereactives. Tan és així que a vegades et planteges com carai ho han fet per programar aquestes funcions dins d’un navegador. Així doncs l’experiència d’usuari és boníssima tot i que s’ha de dir que té un pel de retard per culpa del javascript que al interpretar-se dins el navegador no acabada de ser tan ràpid com un programa compilat pel nostre sistema operatiu. Potser amb alguna màquina més potent que el meu Pentium M a 1.2GHz la cosa ni es notaria.

Doncs bé amb una interactivitat molt bona, un acabat impecable i una GUI realment agradable a l’usuari diria que és una de les eines més potents per portar la nostre llista de tasques pendents (ToDo list) al més pur estil GTD. Quan t’acostumes a usar els contextes de les tasques realment et tornes adicte a la potència dels tags associats a la llista. Imagineu-vos coses tan complexes de mantenir, consultar o introduir com per exemple les tasques delegades o que esperes d’algú, o per exemple, tasques que només poden realitzar-se si estem online. Però potser un dels contextes que més m’agrada és el fet de poder saber quines tasques requereixen poca energia per realitzar-se, o sigui, que són una simple gestió. Després de llegir el llibre El Poder del Pleno Compromiso realment vaig aprendre que el difícil no és tenir temps per fer les coses sinó energia. Per exemple, ara mateix he deixat de treballar no pas perquè tinc gana o perquè Daphne ja no trigarà a arribar i encara menys perquè tenia ganes d’escriure això. Sinó simplement, perquè ja no podia pensar més en algoritmes i problemes del codi que estava depurant. Així doncs, m’he dedicat a realitzar aquesta tasca que tenia pendent que no em requereix gaire esforç mental per fer.

monkeygtd.png

Tornant a l’eina del MonkeyGTD es tracta d’una modificació del wiki anomenat TiddlyWiki, bàsicament és d’aquest concepte d’on s’extreu la capacitat de poder treballar amb el MonkeyGTD de forma online o offline. A més de treballar amb una unitat d’informació molt curiosa el Tiddler. Gràcies a això és senzillissim gestionar les actualitzacions del MonkeyGTD, tan és així que ara mateix treballo amb la versió alpha del mateix. A més gràcies al servei de tiddlyspot podeu crear la vostre compte de TiddlyWiki, MonkeyGTD, etc. completament gratuïta i online. Com ja he dit, si voleu, podeu descarregar el fitxer del MonkeyGTD en local i després pujar-lo al tiddlyspot o al vostre servidor només fent un click.

Obviament no és perfecte i té alguns defectes, per exemple: el password, nom d’usuari i opcions de configuració bàsiques es guarden en una cookie així doncs quan fem un upload, si treballem en local, aquestes es perden cada vegada que reiniciem el navegador. Això no passa si sempre treballem online. D’altres cosetes que encara s’han de pulir són la capacitat de publicar per RSS la nostre llista de tasques, ja que surt pràcticament críptica i es fa molt difícil de consultar. Segur que si em poso a pensar trobaria molts altres detallets a pulir, però no oblidem que uso una versió alpha del codi i que malgrat això és súper estable i disposa de mil i una funcionalitats que em tenen enamorat: fa autobackups, els upgrades són molt senzills de fer, no perd les dades al actualitzar, es pot arribar a personalitzar tot moltíssim perquè s’ajusti al màxim a la nostre forma de treballar. Igual que en el cas dels defectes podria seguir i seguir, però diria que la idea queda més que clara.

Potser el més important que teniu que recordar és que si coneixeu el mètode GTD, aquesta eina al correr dintre del navegador i al poder-la usar via internet o des del disc dur, ens obre moltíssim les possibilitats de comptabilitats entre arquitectures i sistemes. Tan és així que jo uso el GTD tan per tasques de feina com personals. Potser un dels grans deures que li trobo seria la possibilitat de poser-se integrar amb el tasks pro, ja sigui via RSS, o via iCal. A més de fer-ho també amb el evolution és clar. Així doncs, la gran assignatura pendent del MonkeyGTD és la integració amb d’altres aplicatius. Però malgrat això ja sa convertit en una peça imprescindible dins del meu sistema d’organització personal.

Dec 17

Com m’organitzo les tasques? (última incorporació MonkeyGTD)

Reading time: 6 – 10 minutes

Si alguna cosa no paro de repetir al meu blog i les meves converces, és que tinc mil coses que fer, que estic en mil temes, que no paro de fer coses, etc. doncs bé, a part de plorar per la situació que tinc faig moltes altres coses per solucionar el tema. Com per exemple, intentar no morir d’un atac de nervis i deixant-me que l’acupuntura i d’altres activitats no tècniques, com l’esport i els amics em deixin sortir d’aquest esperial que és la meva vida.

Una de les coses importants que porto temps intentant fer per millorar aquesta constant, que dubto que arribi a canviar mai en la meva vida, és llegir el llibre Getting Things Done. De fet, no espero que el llibre m’arregli els problemes. Però estic intentant millorar la meva forma auto-apresa d’organitzar-me les tasques. De fet, ja tinc diverses metodologies personals apreses una mica a base de l’experiència per tal de millorar temes d’organització personal. Però amb aquest llibre realment se’n extreuen grans tècniques que van molt bé per complementar o adaptar dintre de la meva rutina.

De fet, encara no he acabat de llegir el llibre però ja tinc força interioritzades diverses formes de millorar la forma d’atendre una nova tasca. L’última eina incorporada dins de la meva col·lecció de recursos que uso per organitzar-me és el MonkeyGTD. Es tracta d’una adaptació del TiddlyWiki especialment pensada per treballar segons la metodologia GTD.

Com que mai havia parlat d’aquests temes al blog, aprofitaré per donar una pinzella a les eines que uso per organitzar-me. Com a PIM uso l’evolution. A través d’aquest aplicatiu per linux accedeixo a les meves comptes de correu allotjades al servdiro IMAP de casa meva. A més, també disposo d’una actualitzada agenda de contactes tan personals com professionals. Finalment uso també moltíssim el calendari per tal de recordar les cites que tinc amb clients o cites personals.

Al calendari no m’agrada apuntar-hi tasques a realitzar, a menys que sigui important realitzar-les a un dia i hora concrets per algún motiu. Sinó que m’agrada tenir clar quin és el temps que tinc “lliure” entre cites obligades. Ja que donat el cas, puc decidir anar o quedar-me a l’oficina, tornar a casa per avançar feines tècniques, etc. A més em permet decidir coses en funció d’informacions que en el moment d’organitzar l’agenda no puc saber, per exemple, el meu estat d’ànim o nivell d’energia.

Una altre eina important és la Blackberry Pearl malgrat no és l’eina perfecta i hi ha moltes coses en que es queda coixa. Em permet seguir puntualment l’estat del meu correu quan estic viatjant, a casa d’un client o de camí a algún lloc. A més el client de gmail, gtalk i google maps complementen perfectament les eines que necessito en mobilitat. Pel que fa a la sincronització de l’agenda amb l’evolution ho faig a través de funambol i del servei scheduleworld via GPRS. El que no m’acaba de funcionar bé a través d’aquest servei és la sincronització del calendari de la blackberry i del google calendar. Malgrat teoricament esta suportat no funciona massa bé.

Un detall important a comentar en tot plegat, és el fet de tenir un webmail amb accés directe a l’IMAP allotjat en el servidor de casa. Això permet accedir a emails, documents adjunts i d’altres que tinc classificats en carpetes IMAP no visibles des del client de correu de la blackberry. El fet de que la blackberry actui com un dispositiu de Mass Sotarage també permet descarregar-hi fitxers que despres he de passar a clients, portàtil, etc.

Per tal de seguir les tasques de l’empresa, clients personals, projectes en desenvolupament amb equips de treball, etc. uso un programa del que ja us he parlat alguna vegada s’anomena Tasks Pro. Com ja vaig comentar algún dia és dels pocs programes que he comprat a la meva vida. És genial veure com els diferents grups de tasques que es creen des del programa es poden incorporar com a calendaris en format iCal directament a l’evolution. Això em permet seguir tasques més complexes (sovint projectes), compostes per subtasques o que mereixen un seguiment al llarg del seu desenvolupament a més ho veig reflexat tot sobre el mateix calendari de l’evolution.

A més des del navegador web de la blackberry puc connectar al tasks per tal de veure l’estat dels projectes, crar noves tasques, etc. Així doncs també hem serveix com a eina en mobilitat. Doncs bé el MonkeyGTD és l’últma incorporació a tot plegat. De fet, encara no la tinc operativa al 100% aquesta eina. Però es tracta d’un wiki que funciona sobre un únic fitxer HTML, no per això és una eina poc potent, al contrari. Amb una interficie cuidadíssima i una usabilitat exquisida gràcies a AJAX, podem disfrutar d’una eina perfecta per seguir les tasques diaries.

M’explico, fins ara he estat usant una simple llibreta (amb una mida la meitat d’un DIN A4 amb requadres). De fet, en els últims 4 o 5 anys porto gastades una pila de llibretes d’aquest tipus. Aquesta llibreta és ideal per prendre notes en reunions i per fer esquemes del que s’explica o per anotar qualsevol cosa que tinguem pel cap. A més de servir-nos per apuntar qualsevol altre tipus d’informació que després haguem de classificar on sigui. Doncs bé, el MonkeyGTD espero que es converteixi en el complement que em falta en tot plegat.

Que espero treure’n i com el vull usar en tot aquest esquema? doncs bé, la idea és anotar-hi les llistes de ToDo que fins ara anotava a la llibreta. De fet, puc continuar fent-ho a la llibreta, però sempre ha de portar cert sincronis-me amb el que hi ha al MonkeyGTD. Per què duplico informacions? doncs perquè el fet de treballar amb suport paper em suposa algunes limitacions per exemple:

  • Decidir la next action, no tinc prioritats o les prioritats poden canviar i llavors he de re-llegir la llista de tasques per decidir quina faig a continuació.
  • Les tasques no tenen contexte, és a dir, no les puc ordenar segons l’entorn on em trobo. Per exemple, hi ha tasques que només puc fer a l’oficina i quan sóc a casa no les vull veure.
  • No puc mantenir llistes de tasques que no sé quan faré, ja que queden enrera a les fulles de la llibreta i les perdo de vista. Tasques del tipus someday maybe.
  • No puc adjuntar-hi fitxers i copiar-hi URLs sovint és pesat.
  • Accés sempre seqüència a la informació que hi introdueixo.
  • No puc tenir-hi llistes de whishlists. Coses que vull comprar-me, llistes de compres de regals, llibres que m’interessen, etc.

Obviament el sistema de la llibreta també té les seves avantatges, com per exemple, la comoditat d’escriure a mà, no se li acaba la bateria, pots dibuixar-hi esquemes sense aprendre a usar cap aplicatiu, etc. però a l’hora de mantenir les llistes de tasques diaries de les que us parlava abans es queda un pel limitada.

De fet, encara no sé si el MonkeyGTD podrà acomplir el seu objectiu, perquè hi ha certes coses que no pinten gaire clares. Treballa en local, no sé si instal·lant-lo en un servidor HTTP amb suport WebDAV el podria usar des de la blackberry, però ho dubto per la gran quantitat de JavaScript que té degut a l’AJAX. A més, no usa un fitxer extern per guardar les dades, no sé què passarà quan hagi d’actualitzar la versió. Només exporta a RSS les tasques, no a iCal. A més tampoc, pot importar tasques ni via RSS ni via iCal. Seria genial poder-lo connectar amb el Tasks Pro. Així doncs, la seva poca integració amb la resta d’elements que uso em fa una mica de por.

Ja aniré comentant com va evolucionant tot plegat, si a algú l’interessa saber més detalls de com faig alguna de les tasques que he comentat per aquí de passada que m’ho comenti. També espero poder refereciar-vos cap a molt material que he anat trobant per internet sobre mètodes GTD, aplicatius i d’altres.

Aug 20

Per què tothom té ganes de marxar?

Reading time: 3 – 4 minutes


<br

No ús penso fotre una de les meves rallades filosòfiques només, ús volia transmetre això que ja fa temps que estic notant. Ja fa un temps que el Carles va marxar cap a Holanda i després d’una mala experiència se’n va anar a Itàlia, lloc on sembla que les coses li van millor tot i que no sembla que s’hi vulgui pas quedar per sempre, segons em va comentar ell mateix.

Per una altre banda l’Ernest, també m’ha comentat que li agradaria marxar. Com oblidar el Pof i el seu somni que no para de perseguir d’anar a treballar a ‘Silicon Valley’. El Xoli aquests dies és per Europa repartint currículums a veure si troba una oportunitat lluny del seu actual Jefe.

Ús heu adonat que tothom que ens envolta vol marxar?
Si encara ús han semblat pocs els exemples que ús he donat, ús puc explicar les idees de les amigues de la Daphne, de tres bones amigues que té cap té ganes de quedar-se per aquí aprop, si és que ja no ha fet un pas per marxar.

Ahir a la nit vaig veure, la pel·lícula El último beso. En aquella pel·lícula sortien 5 amics, 3 dels quals també van decidir marxar i provar sort lluny de casa. Tot i que la pel·lícula planteja un missatge prou lloable: la verdadera revolución es la normalidad. Cadascú que ho interpreti com vulgui. Si teniu una estona lliure ús la recomano molt, sobre tot per gent que té parella o que en vol tenir, realment fa pensar molt.

Per una altre banda i per aconseguir ser una persona feliç i competitiva dins d’aquesta revolució de la normalitat de la que parlava fa uns moments, avui m’he comprat un llibre que em va recomanar l’Ernest: El Poder del Pleno Compromiso (ISBN: 8496107124). El penso llegir durant el viatge a Xina tot i que avui mentre tornava a casa amb el tren ja he començat a llegir el primer capítol i crec que promet moltíssim.

Per si algú pogués estar interessat en el llibre aquí ús enganxo un petit resum de la temàtica del mateix:

Vivimos a un ritmo vertigionoso, agitado y trepidante. Afrontamos cargas de trabajo demoledoras y tratamos de abarcar lo máximo posible. Estamos en tensión,pero también nos consumimos lentamente.La administración del tiempo ya no es una solución viable. Tal y como se demuestra en este libro revolucionario, administrar la energía y no el tiempo, es la clave para mantener un rendimiento alto y en equilibrio en la salud, la felicidad y la vida. La esencia de este porgrama es el Sistema de Entrenamiento del Atleta Corporativo. Se basa en veinticinco años de experiencia con algunos de los mejores deportistas del mundo para ayudarles a rendir más bajo una gran presión competitiva. Una guía que le cambiará la vida y le permitirá sentirse plenamente comprometido dentro y fuera del trabajo, físicamente revitalizado, emocionalmente conectado y mentalmente concentrado.