Com m’organitzo les tasques? (última incorporació MonkeyGTD)

Reading time: 6 – 10 minutes

Si alguna cosa no paro de repetir al meu blog i les meves converces, és que tinc mil coses que fer, que estic en mil temes, que no paro de fer coses, etc. doncs bé, a part de plorar per la situació que tinc faig moltes altres coses per solucionar el tema. Com per exemple, intentar no morir d’un atac de nervis i deixant-me que l’acupuntura i d’altres activitats no tècniques, com l’esport i els amics em deixin sortir d’aquest esperial que és la meva vida.

Una de les coses importants que porto temps intentant fer per millorar aquesta constant, que dubto que arribi a canviar mai en la meva vida, és llegir el llibre Getting Things Done. De fet, no espero que el llibre m’arregli els problemes. Però estic intentant millorar la meva forma auto-apresa d’organitzar-me les tasques. De fet, ja tinc diverses metodologies personals apreses una mica a base de l’experiència per tal de millorar temes d’organització personal. Però amb aquest llibre realment se’n extreuen grans tècniques que van molt bé per complementar o adaptar dintre de la meva rutina.

De fet, encara no he acabat de llegir el llibre però ja tinc força interioritzades diverses formes de millorar la forma d’atendre una nova tasca. L’última eina incorporada dins de la meva col·lecció de recursos que uso per organitzar-me és el MonkeyGTD. Es tracta d’una adaptació del TiddlyWiki especialment pensada per treballar segons la metodologia GTD.

Com que mai havia parlat d’aquests temes al blog, aprofitaré per donar una pinzella a les eines que uso per organitzar-me. Com a PIM uso l’evolution. A través d’aquest aplicatiu per linux accedeixo a les meves comptes de correu allotjades al servdiro IMAP de casa meva. A més, també disposo d’una actualitzada agenda de contactes tan personals com professionals. Finalment uso també moltíssim el calendari per tal de recordar les cites que tinc amb clients o cites personals.

Al calendari no m’agrada apuntar-hi tasques a realitzar, a menys que sigui important realitzar-les a un dia i hora concrets per algún motiu. Sinó que m’agrada tenir clar quin és el temps que tinc “lliure” entre cites obligades. Ja que donat el cas, puc decidir anar o quedar-me a l’oficina, tornar a casa per avançar feines tècniques, etc. A més em permet decidir coses en funció d’informacions que en el moment d’organitzar l’agenda no puc saber, per exemple, el meu estat d’ànim o nivell d’energia.

Una altre eina important és la Blackberry Pearl malgrat no és l’eina perfecta i hi ha moltes coses en que es queda coixa. Em permet seguir puntualment l’estat del meu correu quan estic viatjant, a casa d’un client o de camí a algún lloc. A més el client de gmail, gtalk i google maps complementen perfectament les eines que necessito en mobilitat. Pel que fa a la sincronització de l’agenda amb l’evolution ho faig a través de funambol i del servei scheduleworld via GPRS. El que no m’acaba de funcionar bé a través d’aquest servei és la sincronització del calendari de la blackberry i del google calendar. Malgrat teoricament esta suportat no funciona massa bé.

Un detall important a comentar en tot plegat, és el fet de tenir un webmail amb accés directe a l’IMAP allotjat en el servidor de casa. Això permet accedir a emails, documents adjunts i d’altres que tinc classificats en carpetes IMAP no visibles des del client de correu de la blackberry. El fet de que la blackberry actui com un dispositiu de Mass Sotarage també permet descarregar-hi fitxers que despres he de passar a clients, portàtil, etc.

Per tal de seguir les tasques de l’empresa, clients personals, projectes en desenvolupament amb equips de treball, etc. uso un programa del que ja us he parlat alguna vegada s’anomena Tasks Pro. Com ja vaig comentar algún dia és dels pocs programes que he comprat a la meva vida. És genial veure com els diferents grups de tasques que es creen des del programa es poden incorporar com a calendaris en format iCal directament a l’evolution. Això em permet seguir tasques més complexes (sovint projectes), compostes per subtasques o que mereixen un seguiment al llarg del seu desenvolupament a més ho veig reflexat tot sobre el mateix calendari de l’evolution.

A més des del navegador web de la blackberry puc connectar al tasks per tal de veure l’estat dels projectes, crar noves tasques, etc. Així doncs també hem serveix com a eina en mobilitat. Doncs bé el MonkeyGTD és l’últma incorporació a tot plegat. De fet, encara no la tinc operativa al 100% aquesta eina. Però es tracta d’un wiki que funciona sobre un únic fitxer HTML, no per això és una eina poc potent, al contrari. Amb una interficie cuidadíssima i una usabilitat exquisida gràcies a AJAX, podem disfrutar d’una eina perfecta per seguir les tasques diaries.

M’explico, fins ara he estat usant una simple llibreta (amb una mida la meitat d’un DIN A4 amb requadres). De fet, en els últims 4 o 5 anys porto gastades una pila de llibretes d’aquest tipus. Aquesta llibreta és ideal per prendre notes en reunions i per fer esquemes del que s’explica o per anotar qualsevol cosa que tinguem pel cap. A més de servir-nos per apuntar qualsevol altre tipus d’informació que després haguem de classificar on sigui. Doncs bé, el MonkeyGTD espero que es converteixi en el complement que em falta en tot plegat.

Que espero treure’n i com el vull usar en tot aquest esquema? doncs bé, la idea és anotar-hi les llistes de ToDo que fins ara anotava a la llibreta. De fet, puc continuar fent-ho a la llibreta, però sempre ha de portar cert sincronis-me amb el que hi ha al MonkeyGTD. Per què duplico informacions? doncs perquè el fet de treballar amb suport paper em suposa algunes limitacions per exemple:

• Decidir la next action, no tinc prioritats o les prioritats poden canviar i llavors he de re-llegir la llista de tasques per decidir quina faig a continuació.
• Les tasques no tenen contexte, és a dir, no les puc ordenar segons l’entorn on em trobo. Per exemple, hi ha tasques que només puc fer a l’oficina i quan sóc a casa no les vull veure.
• No puc mantenir llistes de tasques que no sé quan faré, ja que queden enrera a les fulles de la llibreta i les perdo de vista. Tasques del tipus someday maybe.
• No puc adjuntar-hi fitxers i copiar-hi URLs sovint és pesat.
• Accés sempre seqüència a la informació que hi introdueixo.
• No puc tenir-hi llistes de whishlists. Coses que vull comprar-me, llistes de compres de regals, llibres que m’interessen, etc.

Obviament el sistema de la llibreta també té les seves avantatges, com per exemple, la comoditat d’escriure a mà, no se li acaba la bateria, pots dibuixar-hi esquemes sense aprendre a usar cap aplicatiu, etc. però a l’hora de mantenir les llistes de tasques diaries de les que us parlava abans es queda un pel limitada.

De fet, encara no sé si el MonkeyGTD podrà acomplir el seu objectiu, perquè hi ha certes coses que no pinten gaire clares. Treballa en local, no sé si instal·lant-lo en un servidor HTTP amb suport WebDAV el podria usar des de la blackberry, però ho dubto per la gran quantitat de JavaScript que té degut a l’AJAX. A més, no usa un fitxer extern per guardar les dades, no sé què passarà quan hagi d’actualitzar la versió. Només exporta a RSS les tasques, no a iCal. A més tampoc, pot importar tasques ni via RSS ni via iCal. Seria genial poder-lo connectar amb el Tasks Pro. Així doncs, la seva poca integració amb la resta d’elements que uso em fa una mica de por.

Ja aniré comentant com va evolucionant tot plegat, si a algú l’interessa saber més detalls de com faig alguna de les tasques que he comentat per aquí de passada que m’ho comenti. També espero poder refereciar-vos cap a molt material que he anat trobant per internet sobre mètodes GTD, aplicatius i d’altres.