Tag: GTD

Emilio Duró: resum conferència i coses que intento interioritzar

2011/03/10 5 Comments

Reading time: 10 – 16 minutes

Després de descobrir fa unes setmanes a l’Emilio Duró arran d’unes conferències que va fer fa temps a Galícia i que estan penjades a Vimeo, ahir vaig tenir la sort de poder assistir a una conferència seva que va durar 4h llargues a la UAB. Doncs bé, com que resumir fil per randa tot el que va dir és realment difícil espero poder extreure una petita llista de les coses més importants que vaig poder retenir, a més també intentaré llistar els coneixements sobre els quals es basava per afirmar certes coses i sobre els que ahir mateix em vaig posar a estudiar per intentar comprendre millor el que ens volia dir.

Abans que res dir que l’Emilio és una d’aquelles persones que quan parla sap empatitzar no només amb una persona, sinó amb una sala plena de gent. Això té l’avantatge que fa que molta gent l’intenti seguir, però per altre banda, és fàcil caure en el parany de pensar que deixa anar una colla d’acudits sense massa sentit. Sota el meu punt de vista per entendre el que diu calen moltes i moltes hores de reflexió i estudi. Ja que no n’hi ha prou en entendre el que diu, cal interioritzar-ho i això no és senzill de fer.

Sobretot cal tenir la ment oberta i disposada a canviar qualsevol de les coses que sabem, creiem o que pensem que són d’una determinada manera. Al fer aquest exercici durant diverses hores i fixar-me en les coses que extreuen altres persones de les seves conferències me n’adono que no tothom esta preparat per entendre el que diu. Potser jo mateix tampoc ho estic, això si, ús asseguro que m’esforço moltíssim per estar-ho.

Bé començant amb la llista:

Sovint el fracàs és degut a problemes de cops emocionals, no per problemes de coneixements. L’estabilitat emocional és fonamental pel rendiment laboral i personal.
La felicitat es pot copiar, el perquè el podem fonamentar en que escencialment tots som iguals, és a dir, les nostres singularitats no són suficients com per fer-nos diferents.
Si assumim que tots som iguals i hi ha persones que són felices i altres no, el que hem de fer és fixar-nos en el que fan les persones felices i intentar fer el mateix.
Al fer aquest exercici ens adonarem que les persones felices, són persones optimistes. Així doncs, la clau esta en el coeficient d’optimisme.
Si el que volem és millorar, no ens hem de plantejar si sóm optimistes o no, cal que ho preguntem a la resta de persones. Com ens veuen els altres? això és la veritat. Si nosaltres contestem a la pregunta el que farem és negar la realitat.
Arribats en aquest punt, ens hem de preguntar: això és genètic o ho podem aprendre?. Sota el meu punt de vista en aquesta frase aprendre és un sinònim d’interioritzar, això ens porta a poder afirmar que és molt difícil aprendre-ho perquè les qüestions referents a l’aprenentatge, especialment aprenentatge d’aptituts és dona majoritariament dels 0 als 3 anys.
Així doncs, sabem que ser optimista -o no- depèn de la genètica. Malgrat tot això val la pena intentar-ho, ja que adquirir un nou hàbit sovint és una qüestió de costums, repeticions i disciplina. Finalment aquest hàbit s’interioritza i acaba formant part de nosaltres, es converteix en una conducta.
Actualment tenim un problema nou, l’esperança de vida és molt gran i genèticament no estem preparats per viure tants anys. Fa 200 anys ser feliç es podia basar en el plaer, però actualment això no té sentit perquè el nostre cos no pot aguantar tants excessos durant tan de temps.
La vida es defineix com la capacitat de reproduir-se i de captar energia. Aquests són els objectius de la genètica que condicionen el nostre cos. Així doncs, hem posat anys a la vida, ara toca posar vida als anys. Cal buscar-li un contingut. La genètica el que vol és que ens reproduim i que morim per deixar lloc a les noves generacions, però nosaltres lluitem contra la naturalesa.
La genètica el que busca és la perpetuitat de l’especia, no la felicitat de l’individu. És curiós observar alguns detalls de la lògica genètica:
- Quan som petits i hem d’aprendre les coses que ens marcaran per la resta de la vida. Els nostres pares són el nostre referent. L’aprenentatge de les aptituts (conductes) es dona dels 0 als 3 anys i s’apren bàsicament per l’entorn i les decisions dels pares.
- Un cop arribem a la fertilitat i ja podem perpetuar-nos com a espècie no podem ni veure els nostres pares (adolescència). Perquè si seguíssim “enamorats” dels pares l’especie desapareixeria, cal buscar les mutacions genètiques amb altres membres de l’especie amb diferent ADN.
Si intentem aplicar alguns dels punts anteriors al món de l’empresa podriem extreure que:
- Les aptituts personals són vitals en un procés de selecció, més enllà de les habilitats de la persona. Cal buscar les persones optimites per enriquir les nostres empreses. El coeficient d’intel·ligència és menys important que el coeficient d’optimisme o el coeficient emocional. Cal invertir més en el procés de selecció que no en la formació.
- Quantes més experiències acumula una persona més difícil és que sigui feliç, per això el talent jove acaba sent més preciat que no pas l’experiència. Ja que amb experiència és difícil trobar persones optimistes. Per ser feliç cal tenir mala memòria i bona salut.
- La curiositat és un tret de les persones intel·ligents. Així doncs, cal valorar les inquietuts que tenen per saber els candidats a un lloc de treball.
- Una persona feliç ho serà perquè troba la felicitat en el procés d’aconseguir un objectiu, no en el fet d’assolir-lo. Per això, una persona motivada i optimista amb un objectiu clar és fàcil que sigui feliç.
Hi ha diverses tècniques per visualitzar el que volem assolir, això ens ajuda a motivar-nos i a aconseguir els objectius que ens proposem. Cal no oblidar que som el que creiem que som.
Genèticament tenim una de les dues parts del cervell que domina l’altre, el fet de que sigui la dreta o l’esquerra la que mana diu molts trets de la nostre personalitat. Això condicionarà la forma que tenim de percebre el món, si a això i sumem que, la nostre realitat esta totalment condicionada a les nostres percepcions.
Els nostres sentits només estan preparats per percebre allò que coneixen. Hi ha diversos trucs òptics que ho demostren. Així doncs, per molt que ens esforcem mai podrem percebre la realitat sinó una versió de la mateixa condicionada per la genètica, l’experiència i els sentits.
Gràcies a aquests fets s’han pogut desenvolupar tests, com per exemple el test de DISC, que ens permeten reconeixer certes conductes de les persones.
Tot això ens porta a preguntar-nos: la realitat existeix?
Basant-nos en el dit fins ara ja podem deduir que no existeix una sola realitat, a més podem afegir que no podem afirmar que el que estem percebent en aquest moment esta passant ara, ni tan sols que passi. Si a tot això hi sumem que actualment es creu que la realitat esta composta per 11 dimensions, sense les quals no podem explicar els fenòmens que ens envolten en el micro i macro cosmos podem confirmar que: si la realitat existeix no té res a veure amb el que nosaltres entenem com a realitat.
No oblidem que els humans som capaços de viure coses que passen al nostre cervell exactament igual que si estiguessin passant, aquest fet ens allunya encara més de la realitat. Ja que no podem distingir entre la imaginació i la realitat filtrada per les nostres experiències, la genètica i els sentits.
Un pas més en aquest raonament seria acceptar que no hi ha res que ens pugui afectar, les coses no són bones ni dolentes. Perquè tot el que passa ho creem nosaltres. El fet de que algo existeixi, o no, només depèn de nosaltres mateixos.
Arribats en aquest punt hi ha una serie de coneixements que caldria adquirir per entendre amb més profunditat el que l’Emilio ens planteja, per exemple:
Segons la teoria de cordes hi ha diversos universos paral·lels que s’estan donant al mateix temps.
El temps és continu, però nosaltres el percebem discret. És el que anomenem “temps real” (24fps), entre fotograma i fotograma la hiperincursio suggereix que l’energia viatja entre universos que no estan lligats al concepte de temps, per tant, no podem dir que les coses són part del passat, present o futur. Sabent això una bona suggerència és que tinguem pensaments positius abans d’anar a dormir, ja que la realitat que viurem en el subconscient estarà condicionada per les incursions que facin aquests pensaments en els fets que ens puguin passar en el futur del nostre univers.
Entenc que en base a aquestes idees apareix la teoria de la sincronicitat, o causalitat, que defensen totes les grans ments de la nostre època: premis novel, científics prestigiosos, comunicadors brillants, etc. O sigui, tot esta escrit i lligat a un destí. Tot passa per alguna cosa.
Fixem-nos que quan un nen suspèn un examen sempre diu: “m’han suspès”. Això ho fa perquè eludeix la seva responsabilitat en el que ha passat. Però quan aprova diu: “he aprovat”. Com aprenem a ser responsables:
Dels 0 als 3 anys, els nens donen les culpes de tot als pares perquè els fan ells responsables de tot el que els passa.
Després dels 3 als 20 anys, els pares i la vida ensenyen als nens que han de ser responsables amb el que fan. Això vol dir, que responen amb la seva vida de les conseqüències dels seus actes.
A partir dels 20 anys, se suposa que un adult ja és responsable dels seus actes. Malgrat això hi ha molta gent que esta perduda a la vall de les excuses, de forma que responsabilitzen al món de tot el que els passa sense voler assumir la seva responsabilitat. Hi ha un 82% de les persones que pensen que la culpa és dels altres, o sigui, que hi ha un 82% de les persones que són reactives, no proactives.
Mitjançant el focus de control intens ens ajudarà a entendre que realment tot el que ens passa depèn de nosaltres mateixos. És important sentir que la vida la controlem nosaltres, no ella ens controla a nosaltres.
Per cuidar el cos i la ment, l’Emilio ens dona 4 consells:
- Fer 1h d’esport al dia, ajuda a combatre la falta de liti. Aquesta mancança genera desordre maniaco-depressiu. No podem oblidar que l’èxit mata i que em de lluitar contra tot el que ens va bé. (aquesta part encara no l’he entès, ho confeso)
- 30min de relaxació diaris, els nervis només ens aporten problemes. S’han d’evitar.
- Cuidar l’alimentació, no es mala idea anar a un nutricionista perquè ens faci una pla d’alimentació.
- Prendre complements vitamínics, per tal de compensar les vitamines que el cos no sintetitza.
Per tal de posar contingut a la nostra vida, cal que entenguem alguenes coses.
- La raó la usem per justificar el que sentim. O sigui, que no podem seguir la raó sinó no podrem ser feliços ens hem de deixar guia pel cor, la raó ja justificarà les nostres decisions.
- Les coses que sentim les aprenem dels 0 als 3 anys, les guardem al cervell límbic.
- La felicitat la trobarem en l’equilibri.
- És important que planifiquem la nostre vida física i que treballem en compartir el màxim de coses possibles amb la nostre parella, perquè sinó la nostre vida serà un mal son.
- És molt important no perdre de vista que morirem, així doncs, cal pensar en fer alguna cosa que valgui la pena. Això ajudarà a donar sentit a la nostre vida. Quan algú té un “perquè” sempre troba el “com”.
L’equilibri de la felicitat es troba en l’equilibri de:
- fer esport, per mantenir la salut física
- estudiar, aprendre i llegir, per mantenir la salut mental
- emocions, expresar el que sentim perquè compartir sentimens ens dona vida
- l’ànima, la serenitat de l’espiritualitat compensa el que escapa de la nostre raó
És vital que busquem la resposta a la pregunta: Què espera la vida de mi?
Si després actuem de forma responsable i fem el que hem de fer, tindrem un “perquè” i trobarem el “com”.

La consciència plena

2011/01/23 1 Comment

Reading time: 5 – 8 minutes

Després de llegir un article en el magazine d’un diari escrit per Isabel S. Larraburu titulat “Consejos de sabio para combatir la tristeza”. He decidit fer-ne un resum aportant petites coses que he anat aprenent. Així que he decidit compartir-lo amb vosaltres:

Vivim en un escenari canviant, el nostre dia a dia esta ple de canvis que posen a prova la nostre capacitat d’adaptació: problemes econòmics, amics, parella, etc.
El dia a dia ens exigeix: capacitat d’adaptació, rapidesa de reflexes, acceptació de que tot és efimer, capacitat per viure amb la incertesa, tolerància a les frustracions i moltes altres habilitats
Les persones que aconsegueixen aplicar les seves habilitats per seguir el dia a dia, els permet ser cada dia més forts i resistents
Les altres, segueixen a la resta però cada cop més allunyats de les altres persones això els provoca un sentiment de tristesa que quan es torna patològic acaba desenvocant en depresions
El consumisme i el benestar econòmics són elements externs que ens transporten a una falça felicitat que no fa més que agreujar la nostre insatisfacció, això mateix passa també amb l’acohol i les drogues
Només el nostre creixement com a persones i el benestar sorgit del nostre interior ens permet millorar les nostres habilitat per encaixar de forma natural en el dia a dia, això és el que ens farà sentir en tot moment que som feliços
La transformació de la tristesa en alegria només arriba des de l’interior
El benestar que ve de l’exterior pot desapareixer en qualsevol moment, degut a algún dels canvis que es produeixen en el dia a dia
La consciència plena:
- el seu objectiu és erradicar les distraccions de la ment, per obtenir els beneficis de la pau, la tranquilitat i la serentitat per acceptar les coses tal com venen
- pot ajudar a veure les coses com són realment i no com semblen ser
- és important viure aquests canvis diaris sense grans agitacions, de forma que després de l’boservació poguem aplicar el sentit comú i la reflexió per decidir una reacció
- qualsevol activitat ens pot fer sentir la consciència plena, simplement es tracta en concentrar tots els nostres sentits en l’activitat que estiguem fent en aquell moment
- tres objectius d’una vida conscient: estar en el moment present, observar sense emetre judicis ni reaccionar, no intentar atrapar les coses que observem ni allunyarnos-hi amb aversió
- la observació amb consciència plena ha ser com una mirada ingenua, sense judicis ni valors. Així es pot aconseguir que la ment es silenci i sereni
- és vital no perdre de vista el present, gran part de les tristeses, pors i temors provenen del passat i del futur. La felicitat només la podem trobar en el present
Les emocions i sentiments:
- no hem de lluitar contra nosaltres mateixos per refusar la trista en faovr de l’alegria, com a persones hem de poder sentir amdós estats que són parts de la nostre naturalesa
- de la mateixa manera, tampoc hem de refusar la ràbia, els gelos i l’enveja
- l’important és esforçar-nos en identificar aquestes emocions
- no cal oblidar que no sóm només els nostres pensaments, sinó molt més que això
Aproximació a la serentitat i la pau mental, segons Zinger V.Segal, J Mark G. Williams i John D. Teasdale. Això ens ha de permetre la gestió de pensaments negatius. Programa compost de 8 sessions
1. Pilot automàtic, la major part del dia actuem de forma automàtica sense parar-nos a viure el que ens esta passant. Si vivim així és molt difícil evolucionar ja que només serem conseqüència dels fets del passat que ens han fet comportar-nos així. La idea és enfrentar-nos a les situacions amb llibertat i no amb el pilot automàtic. Una bona forma de començar és practicar la focalització de l’atenció del propi cos.
2. Enfrentar-se als obstacles, reconeixer l’estat de la nostre situació; sense llençar-nos a jutjar-la, ni a resoldre-la o intentar que les coses siguin diferents. Sovint tendim a compadir-nos pensant que això no ens pot estar passant a nosaltres, que no ens ho mereixem, etc.
3. Consciència plena de la respiració, és necessari entrar en contacte amb la nostre respiració, adonar-nos de com canvia en funció dels nostres estats d’ànim i moviments corporals. No controlar-la ni canviar-la, simplement observar-la i coneixer-la.
4. Estar present, arribar a ser més consicent de pensaments, emocions i sensacions corporals ens allibera de reaccions automàtiques; així podem respondre als fets de forma més conscient i habilidosa. Les reaccions que tenim sovint ens provoquen malestar emocionals perquè sovint són de tres tipus: evadir-se i pensar en una altre cosa, aferrar-se a les coses sense deixar que marxin i refusar les experiències efadant-nos.
5. Permetre, deixar ser. Cal acceptar les coses com són, l’acceptació no significa resignació. Aquest és el primer pas per poder respondre, si cal, amb habilitat i amb plena consciència de les dificultats. Cal evitar les respostes basades en reaccions automàtiques.
6. Els pensaments no són els fets, només són aconteixements mentals. De la mateixa manera nosaltres no sóm els nostres pensaments, sinó molt més.
7. Cuidar millor d’un mateix, cal respondres a les següents preguntes:
  1. de les coses que faig quines em fan sentir viu, no només que existeixo?
  2. què em desgasta i em fa sentir que només existeixo o alguna cosa pitjor?
  3. al acceptar que hi ha un aspecte en la meva vida que no puc canviar, estic escollint de forma conscient incrementar el temps i l’esforç en activitats positives i disminuir-lo de les negatives?
8. Una petició de serenitat. Demanem l’habilitat de poder acceptar les coses que no es poden canviar amb serenitat, el valor per canviar les que així s’ha de fer i la sabiduria per poder distingir entre elles. De fet, ja poseïm aquestes habilitats només cal que ens n’adonem a través de la consciència plena del moment present.

Enllaç a l’article original sobre el que he fet el resum: Consejos de sabio para combatir la tristeza

Evolution ‘search folders’

2007/11/22 2 Comments

Reading time: 2 – 4 minutes

Aquesta funcionalitat d’Evolution fa molt temps que la vaig veure, però no se m’havia mai acudit com treure-li rendiment amb la meva forma d’usar el correu. Com sabeu de fa molt de temps tinc les carpetes organitzades intentant seguir la idea de GTD. Doncs bé, malgrat això tenia certs problemes per seguir alguns llistes de correu i d’altres informacions que m’arriben al correu però que són de caire més secundari o personal. La solució l’he trobat gràcies a aquestes carpetes tan especials que em permeten agrupar correus en funcionar de paràmetres ben diferents.

Per si això de les search folders ni ús sona, jo ho definiria com carpetes amb continguts virtuals, és a dir, imagineu que teniu configurades diverses comptes de correu, llavors tindreu divers carpetes d’entrada de correu (inbox) si a més cada una de les comptes té diverses carpetes creades això farà que els diversos inbox no capiguen a la pantalla. Llavors sempre haureu d’estar fent scroll per estar al corrent dels nous correus que ús entren en les diverses comptes i diverses carpetes de cada compte.

Llista de carpetes de tipus search folder:

La solució és tan senzilla com la de configurar, per exemple, un general inbox:

Un altre search folder que tinc configurada és una que m’agrupa tots els missatges que tinc marcats com a importants, això ho acostumo a usar moltíssim per varies funcions. Per exemple, contestar correus en llistes de correu, saber tasques importants que esperant que es facin ja, o coses importants que espero que arribin fetes, etc.

A més d’aquests dos exemples que he comentat tinc ues quantes carpetes més d’aquest tipus, com la de missatges no llegits, tasques a fer, tasques en espera, etc. a mi aquesta idea realment m’ha canviat la forma d’usar Evolution.

No oblideu que els missatges realment, no tenen perquè pertanyer a la mateix compte de correu i que la carpeta virtual no és una carpeta real. Així doncs, no s’hi poden arrossegar elements a dintre. De totes formes, si que es poden arrossegar correus de dintre cap a un altre carpeta, no virtual. Així doncs el focus de treball del meu Evolution ha canviat molt i ara treballo sempre amb la vista posada a la part on hi ha aquestes carpetes especials i a sobre tinc obertes totes les carpetes de la compte de correu principal. Així puc anar arrossegant i organitzant les tasques tal com feia abans.

gubb ja té suport per RSS, Atom i iCal

2007/06/02 No Comments

Reading time: 1 – 2 minutes

Fa un parell de mesos vaig parlar-vos de gubb és una web 2.0 que permet crear-nos llistes de la compra, de pel·lícules que volem veure, etc. Com tot el material a lo web 2.0 la seva principal virtut és la interactivitat i la possibilitat de compartir la informació amb altres usuaris. Doncs bé, quan vaig parlar-vos d’aquesta web ja vaig dir que era molt útil, avui mateix he anat a fer la compra i he usat la llista de la compra enviada per email a la Blackberry per saber que havia de comprar. Però com sempre li trobava a faltar algo, concretament la capacitat d’exportar les llistes via RSS o Atom. Doncs no només ja esta solucionat això sinó que si els ítems d’una llista estan associats a una data podem exportar fins hi tot els elements de llista en format iCal.

Realment ara mateix ja es mereix una molt bona nota aquesta web sota el meu punt de vista. A més, té funcions molt útils com els elements arxivats. Que permeten fer llistes de la compra en un moment en base als elements que has usat en el passat. Realment s’ha de felicitar a l’equip d’aquest servei perquè han fet un producte molt útil, simple i complert.

gubb – llistes a lo web 2.0

2007/04/10 No Comments

Reading time: 2 – 2 minutes

Seguint amb temes d’organització i per tornar al blogging d’una forma light referenciaré un dels últims aplicactius de la Web 2.0 que m’han enganxat. Com totes les idees que estan cridades a triumfar són coses molt senzilles però a la vegada amb un toc de sofisiticació, potser si no fos així ni me les miraria. Bé doncs, sovint a la vida tenim llistes de molts tipus: llista de la compra, llista de llibres a comprar, llista de pel·lícules a veure, etc. però totes aquestes llistes tenen un problemilla: tan si les mantenim en sistems digitals com analògics. O sigui, que sovint volem afegir un item a la llista i no portem la llista a sobre o el que és pijtor entrem al supermercat i ens adonem que no portem la llista de la compra.

Doncs bé, gubb.net ens permet crear totes les llistes que volguem i amb un simple sms o email podem tan afegir items a una llista com recuperar tota una llista sencera. O sigui, que el proper cop que entrem al supermercat sense la llista de compra només cal enviar un sms des de la BB i en breus segons tindrem la resposta amb el contingut de la llista que ens feia falta. Genial,eh!?

Nozbe: un altre aplicatiu per gestionar tasques a l’estil GTD

2007/02/18 No Comments

Reading time: < 1 minute

La veritat és que jo m’estimo massa el MonkeyGTD, però si a algú no li fa el pes i vol algo més senzill d’usar i només online al més pur estil web 2.0 avui he trobat de casualitat el Nozbe. La veritat és que sembla força complet ja que gestiona tasques, projectes i contextes. Però no hi he volgut aprofundir més si algú s’anima ja ho sap que ens expliqui què tal.

GTD amb Google

2007/02/13 No Comments

Reading time: 1 – 2 minutes

GTD amb Google és el mètode d’organització que he vist explicat a l’article del blog one cranky coot.

Bàsicament el que s’explica és com a través de les eines online de google podem montar-nos el nostre propi sistema de gestió de tasques basat en GTD. Esta molt bé perquè parla de com organitzar el GMail, Google Calendar, usar el Google NoteBook de todo list, a més de fer un seguiment de projectes amb el Google spreedsheets i Google docs.

Trobo que és una idea molt original i potent al mateix temps per gestionar les nostres tasques. Malgrat això li trobo algunes limitacions com per exemple, que les tasques que es creen amb el Google Notebook només poden pertanyer a una secció, o sigui, a un contexte i per tant, no es pot tenir classificada una tasca en més d’un contexte simultaneament.

De fet, dubto que mai l’arribi a adoptar, però per tota aquesta gent que coneixo que basa gran part dels seus aplicatius en els productes de Google, crec que els agradarà donar un bon cop d’ull a l’article.

Nova organització dels correus (2a part)

2007/02/08 No Comments

Reading time: 2 – 3 minutes

Fa un parell de dies que aplico una idea que he tingut, a veure què ús sembla. És un complement de l’article “nova organització dels correus“. Consisteix en posar amb còpia oculta tots els correus que envio cap a mi mateix. Això s’encarrega el propi client de correu de fer-ho automàticament. Així tot el que envio em torna a la inbox llavors quan entra puc posar l’email a la carpeta: ThisYear, Process o Waiting for segons el que hagi de fer amb aquest email.

Si el col·loco a ThisYear el que faig és organitzar la carpeta en forma de thread mostrant el recipient i el from així tinc els correus agrupats per temes i a l’hora de buscar alguna cosa no he de buscar per separat el que jo vaig escriure del que em van escriure.

Obviament si l’arrossego a Process és que he de fer alguna tasca amb aquell email. Per exemple, potser m’han demanat una llista de preus i jo contesto que la tindran la setmana que ve perquè no se m’oblidi d’enviar-la col·loco el correu còpia del que he escrit a dins de Process i així sempre tinc present que he de fer aquesta tasca.

El comportament de la carpeta Waiting for és similar però alrevés, per exemple, si escric un correu demanant algo que m’han de retornar perquè no se m’oblidi que ho he demanat la còpia que m’arriba del correu que he escrit la col·loco a Waiting for.

Un cop em retornen l’email amb la informació que he demanat o me la fan arribar per qualsevol altre sistema llavors arrossego el correu cap a la carpeta ThisYear.

És un complement una mica engorrós però és interessant per tal de no oblidar les coses que ens han de retornar o que hem de fer/enviar i que després se’ns passen per alt.

Actualització 9/2/2007: Un altre avantatge de tenir còpia a la inbox del que s’envia és que així també tinc a la BlackBerry una còpia dels correus que envio no només dels que rebo i quan no estic a l’ordinador o a internet, els puc consultar, re-enviar, etc.

Nova organització dels correus

2007/02/06 No Comments

Reading time: 4 – 6 minutes

Ja fa dies que volia reorganitzar-me els correus segons les teories del GTD. La idea bàsica és tenir sempre la INBOX completament buida. Per tal de tenir els correus sempre ben classificats. A la part dreta de l’article teniu un screenshot amb les carpetes de la compte oriol_@_oriol.joor.net que és la compte que agrupa les comptes de: joor.net, movilpoint.com, inforcomsoft.net i druvs-systems.com. Les funcions de les carpetes actuals:

Inbox: com sempre on entre els correus que no es classifiquen automàticament en cap carpeta. O sigui, correus que he de revisar tan aviat com sigui possible. Tots els correus que entren per aquesta carpeta i impliquen menys de dos minuts de feina o que estic capacitat per respondre al moment, ho he de fer. Després de llegir qualsevol correu de la carpeta ha d’anar a una altre carpeta.
Process: correus que venen d’inbox i sobre els que he de fer alguna acció. Per exemple, fer alguna cosa i després respondre (do it), tasques que no puc fer jo mateix i les he de delegar (delegate it), alguna tasca que no estic preparat per respondre o no tinc temps de fer-ho ara mateix (defer it). Els correus que entren en aquesta carpeta els marco altre cop com a no llegits i així d’un cop d’ull sé la quantitat de tasques que tinc en procés. D’aquest punt se’n poden derivar tasques cap al MonkeyGTD.
Waiting for: tasques que venen de la carpeta process o de la carpeta inbox. Bàsicament són tasqes que estan aturades per algún motiu. Per exemple, una tasca delegada (delegated) o diferida (deferred). Això va bé, perquè així no molesta a process i no hi perdo el temps tornant a mirar el que tinc a la carpeta process. Així el màxim que puc fer amb aquestes tasques és al final de la jornada o al principi, enviar recordatoris a qui pugui desenganxar la tasca.
Organize: emails que he de classificar manualment quan tingui una estona, a alguna carpeta de la compte d’arxius o qualsevol altre carpeta especial de projectes. Per exemple, els emails intercanviats per resoldre algún bug d’un aplicatiu, etc.
This Year: bàsicament és la típica col·lecció d’emails que tenim a la inbox. Així si em de buscar algo ho podem fer aquí.
imapfilter: correus que pertanyen a alguna llista de correu. Aquests correus es classifiquen cada 1h a través de l’aplicatiu imapfilter.
Junk: tots els correus marcats com a spam es posen en aquesta carpeta. Cada 1h es marquen com a llegits perquè no molestin (gràcies al programa imapfilter). Els correus més antics de 7 dies es guarden a Junk/archive, allà es guarden 90 dies. Els informes dels emails marcats com a spam es guarden a Junk/reports allà els informes més antics de 30 dies es borren. A les carpetes learn_ham i learn_spam hi arrossego els falços positius i els falços negatius respectivament, cada nit l’spamassassin els incorpora a la seva base de dades.

La resta de carpetes són les normals, on es guarda els correus enviats segons la compte que he usat per fer els enviaments, la carpeta dels drafts, la carpeta brossa i potser la única extranya seria la carpeta de la Daphne que és on guardo els correus que m’envia la Daphne. No té més història aquesta carpeta, diguem-li la carpeta especial i més prioritària 😉

Tot això ho complemento amb dues comptes de correu més archive i mailinglists. Ambdues IMAP, igual que la oriol_@_oriol.joor.net. Gràcies a l’imapfilter, en aquestes dues comptes s’hi van classificant els correus a arxivar i els correus que pertany a les llistes de correu a les que estic subscrit. Tot això em permet tenir la meva compte principal amb una mida raonable. El problema més greu és que fins ara la compte personal, tenia 4Gb i era molt pesada. Amb aquest esquema tinc repartit molt millor el pes de les comptes.

Una de les grans avantatges és que quan uso l’offlineimap que sincronitza la compte IMAP personal del servidor cap al portàtil es fa de forma molt més ràpida. Ja que no ha de passar per tantes carpetes com abans per mirar si tinc els mateixos correus al portàtil que al sevidor. Pel que fa a les altres dues comptes archive i mailinglists les sincronitzo només cada 1h i així no tinc sincronitzacions tan llargues i pesades per la xarxa.

MonkeyGTD com a ToDo list

2007/01/22 No Comments

Reading time: 4 – 6 minutes

En l’article Com m’organitzo les tasques? (última incorporació MonkeyGTD) ja vaig fer referència al MonkeyGTD es tracta d’una eina programda en html i javascript amb moltíssimes funcions intereactives. Tan és així que a vegades et planteges com carai ho han fet per programar aquestes funcions dins d’un navegador. Així doncs l’experiència d’usuari és boníssima tot i que s’ha de dir que té un pel de retard per culpa del javascript que al interpretar-se dins el navegador no acabada de ser tan ràpid com un programa compilat pel nostre sistema operatiu. Potser amb alguna màquina més potent que el meu Pentium M a 1.2GHz la cosa ni es notaria.

Doncs bé amb una interactivitat molt bona, un acabat impecable i una GUI realment agradable a l’usuari diria que és una de les eines més potents per portar la nostre llista de tasques pendents (ToDo list) al més pur estil GTD. Quan t’acostumes a usar els contextes de les tasques realment et tornes adicte a la potència dels tags associats a la llista. Imagineu-vos coses tan complexes de mantenir, consultar o introduir com per exemple les tasques delegades o que esperes d’algú, o per exemple, tasques que només poden realitzar-se si estem online. Però potser un dels contextes que més m’agrada és el fet de poder saber quines tasques requereixen poca energia per realitzar-se, o sigui, que són una simple gestió. Després de llegir el llibre El Poder del Pleno Compromiso realment vaig aprendre que el difícil no és tenir temps per fer les coses sinó energia. Per exemple, ara mateix he deixat de treballar no pas perquè tinc gana o perquè Daphne ja no trigarà a arribar i encara menys perquè tenia ganes d’escriure això. Sinó simplement, perquè ja no podia pensar més en algoritmes i problemes del codi que estava depurant. Així doncs, m’he dedicat a realitzar aquesta tasca que tenia pendent que no em requereix gaire esforç mental per fer.

Tornant a l’eina del MonkeyGTD es tracta d’una modificació del wiki anomenat TiddlyWiki, bàsicament és d’aquest concepte d’on s’extreu la capacitat de poder treballar amb el MonkeyGTD de forma online o offline. A més de treballar amb una unitat d’informació molt curiosa el Tiddler. Gràcies a això és senzillissim gestionar les actualitzacions del MonkeyGTD, tan és així que ara mateix treballo amb la versió alpha del mateix. A més gràcies al servei de tiddlyspot podeu crear la vostre compte de TiddlyWiki, MonkeyGTD, etc. completament gratuïta i online. Com ja he dit, si voleu, podeu descarregar el fitxer del MonkeyGTD en local i després pujar-lo al tiddlyspot o al vostre servidor només fent un click.

Obviament no és perfecte i té alguns defectes, per exemple: el password, nom d’usuari i opcions de configuració bàsiques es guarden en una cookie així doncs quan fem un upload, si treballem en local, aquestes es perden cada vegada que reiniciem el navegador. Això no passa si sempre treballem online. D’altres cosetes que encara s’han de pulir són la capacitat de publicar per RSS la nostre llista de tasques, ja que surt pràcticament críptica i es fa molt difícil de consultar. Segur que si em poso a pensar trobaria molts altres detallets a pulir, però no oblidem que uso una versió alpha del codi i que malgrat això és súper estable i disposa de mil i una funcionalitats que em tenen enamorat: fa autobackups, els upgrades són molt senzills de fer, no perd les dades al actualitzar, es pot arribar a personalitzar tot moltíssim perquè s’ajusti al màxim a la nostre forma de treballar. Igual que en el cas dels defectes podria seguir i seguir, però diria que la idea queda més que clara.

Potser el més important que teniu que recordar és que si coneixeu el mètode GTD, aquesta eina al correr dintre del navegador i al poder-la usar via internet o des del disc dur, ens obre moltíssim les possibilitats de comptabilitats entre arquitectures i sistemes. Tan és així que jo uso el GTD tan per tasques de feina com personals. Potser un dels grans deures que li trobo seria la possibilitat de poser-se integrar amb el tasks pro, ja sigui via RSS, o via iCal. A més de fer-ho també amb el evolution és clar. Així doncs, la gran assignatura pendent del MonkeyGTD és la integració amb d’altres aplicatius. Però malgrat això ja sa convertit en una peça imprescindible dins del meu sistema d’organització personal.